Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người nhận chuyển nhượng trở thành thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hay cổ đông công ty cổ phần kể từ thời điểm thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông. Không phải lúc ký hợp đồng, không phải lúc trả hết tiền, cũng không hẳn là lúc thông tin hiện trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Hiểu đúng mốc này giúp bạn biết khi nào mình có quyền biểu quyết, quyền nhận lợi nhuận, và khi nào nên trả khoản tiền lớn nhất.
Bài này giải thích các mốc trong một giao dịch mua phần vốn góp hoặc cổ phần, giấy tờ nào chứng minh bạn đã là thành viên, tình trạng "lửng lơ" giữa ngày ký và ngày ghi sổ, và cách kiểm tra mà không phải dựa vào lời người bán. Bài không đi vào thủ tục nộp hồ sơ thay đổi thành viên tại cơ quan đăng ký, vốn là bước tiếp theo sau khi đã ghi sổ.
Các mốc trong một giao dịch và ý nghĩa pháp lý
Một giao dịch mua phần vốn thường đi qua bốn mốc. Mỗi mốc có ý nghĩa khác nhau; lẫn chúng với nhau là gốc của nhiều hiểu lầm.
| Mốc | Đã xảy ra gì | Bạn đã là thành viên, cổ đông chưa |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng | Hai bên ràng buộc với nhau bằng nghĩa vụ hợp đồng | Chưa. Bạn mới có quyền yêu cầu người bán thực hiện |
| Trả đủ tiền | Người bán đã nhận giá chuyển nhượng | Chưa, nếu công ty chưa ghi sổ |
| Ghi đầy đủ vào sổ đăng ký | Công ty ghi thông tin của bạn vào sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông | Có, kể từ thời điểm này |
| Cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp | Với công ty trách nhiệm hữu hạn, cơ quan đăng ký ghi nhận thay đổi thành viên | Đã là thành viên từ mốc trước; mốc này làm thông tin công khai với bên ngoài |
Như vậy mốc quyết định nằm trong tay công ty, không phải trong tay người bán hay cơ quan nhà nước. Đó là lý do bên nhận cần theo dõi sát việc ghi sổ, và nên đặt khoản thanh toán lớn sau mốc này. Với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty còn có nghĩa vụ đăng ký thay đổi thành viên trong thời hạn luật định; chậm đăng ký là vi phạm của công ty, nhưng không làm bạn mất tư cách thành viên đã có từ lúc ghi sổ.
Sổ đăng ký thành viên và sổ đăng ký cổ đông là gì
Mỗi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên phải lập sổ đăng ký thành viên ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ ghi tên, thông tin pháp lý của từng thành viên, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp đã góp, thời điểm góp, loại tài sản góp, chữ ký của thành viên, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp. Sổ được lưu tại trụ sở công ty và phải cập nhật khi có thay đổi.
Công ty cổ phần thì lập sổ đăng ký cổ đông, ghi thông tin cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, ngày đăng ký cổ phần. Sổ có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai. Với công ty đã đăng ký chứng khoán tập trung, việc ghi nhận sở hữu đi qua hệ thống lưu ký; bài này nói về công ty cổ phần nhỏ, chưa đại chúng, nơi sổ do chính công ty giữ.
Trên thực tế, không ít công ty nhỏ lập sổ cho có rồi để đó, nhiều năm không cập nhật. Có công ty không có sổ. Khi bạn mua phần vốn, đây là lúc tốt để yêu cầu công ty lập hoặc cập nhật sổ đúng quy định. Một cuốn sổ cập nhật, có chữ ký đầy đủ, là bằng chứng mạnh nhất về tư cách của bạn trong công ty, mạnh hơn bất kỳ lời xác nhận miệng nào.
Giai đoạn lửng lơ: từ ngày ký đến ngày ghi sổ
Người bán vẫn là thành viên. Trong giai đoạn này, về mặt pháp lý người bán vẫn giữ phần vốn. Họ vẫn được mời họp, vẫn biểu quyết, vẫn nhận lợi nhuận nếu công ty chia. Hợp đồng có thể hạn chế cách họ dùng quyền, nhưng với công ty và các thành viên khác, họ vẫn là người có tên.
Bạn chỉ có quyền theo hợp đồng. Bạn có quyền yêu cầu người bán thực hiện đúng hợp đồng, phối hợp với công ty để ghi sổ, không bán phần vốn cho người khác. Nhưng bạn chưa thể tự mình dự họp hội đồng thành viên hay đại hội đồng cổ đông.
Lợi nhuận phát sinh thuộc ai. Nếu hợp đồng không nói, lợi nhuận công ty chia trong giai đoạn này về tay người đang có tên trong sổ, tức người bán. Hãy thoả thuận trước và ghi rõ.
Rủi ro người bán bán hai lần. Giai đoạn này càng kéo dài, nguy cơ người bán ký với người khác, đem phần vốn đi bảo đảm khoản vay, hay bị chủ nợ yêu cầu kê biên càng lớn. Rút ngắn khoảng cách giữa ngày ký và ngày ghi sổ là cách bảo vệ tốt nhất.
Thành viên khác có thể dùng quyền ưu tiên. Với công ty trách nhiệm hữu hạn, nếu thủ tục chào bán cho thành viên hiện hữu chưa làm xong, các thành viên khác vẫn có thể quyết định mua, và giao dịch của bạn dừng lại.
Giấy tờ chứng minh bạn đã là thành viên, cổ đông
Sau mốc ghi sổ, bạn nên có trong tay một bộ giấy tờ đủ để chứng minh tư cách của mình với bất kỳ ai hỏi, kể cả khi quan hệ với công ty xấu đi:
- Bản trích sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông có thông tin của bạn, có xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty nếu công ty dùng dấu.
- Giấy chứng nhận phần vốn góp do công ty trách nhiệm hữu hạn cấp cho bạn, ghi đúng phần vốn và tỷ lệ; hoặc cổ phiếu, giấy xác nhận sở hữu cổ phần với công ty cổ phần.
- Hợp đồng chuyển nhượng và chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Văn bản chứng minh thủ tục nội bộ đã xong: văn bản từ chối quyền ưu tiên mua của thành viên khác, nghị quyết chấp thuận của đại hội đồng cổ đông nếu mua cổ phần của cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu.
- Với công ty trách nhiệm hữu hạn: thông tin thay đổi thành viên đã được cập nhật, có thể tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc xin bản xác nhận thông tin.
Giấy chứng nhận phần vốn góp và cổ phiếu là do công ty cấp dựa trên sổ, nên giá trị của chúng gắn với sổ. Nếu sổ và giấy chứng nhận ghi khác nhau, cần yêu cầu công ty đính chính ngay.
Kiểm tra mà không chỉ dựa vào lời người bán
Người bán thường là người quen, và họ thường nói "xong rồi, công ty ghi rồi". Đừng dừng ở câu đó. Cách kiểm đơn giản nhất là đề nghị người đại diện theo pháp luật của công ty cho xem sổ và cấp bản trích có tên bạn. Là người đã có tên trong sổ, bạn có quyền xem sổ và các tài liệu theo quy định về quyền của thành viên, cổ đông.
Với công ty trách nhiệm hữu hạn, sau khi công ty nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thành viên và được chấp thuận, thông tin thay đổi sẽ hiển thị trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Bạn có thể tự tra cứu thông tin công khai của doanh nghiệp, hoặc đề nghị cơ quan đăng ký cung cấp thông tin theo thủ tục và chi phí quy định. Nếu nhiều tháng sau vẫn không thấy thay đổi, cần hỏi công ty vì sao chưa nộp hồ sơ.
Một dấu hiệu khác là thư mời họp. Khi công ty họp hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông, bạn phải được mời với tư cách thành viên, cổ đông. Nếu công ty vẫn gửi thư mời cho người bán, nghĩa là trên thực tế công ty chưa coi bạn là thành viên, dù giấy tờ có thể đã ký.
Vài trường hợp mốc đi khác thường lệ
Mua một phần vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Khi chủ sở hữu duy nhất bán một phần vốn cho bạn, công ty sẽ có từ hai chủ trở lên và phải chuyển đổi loại hình, thường sang công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Tư cách của bạn gắn với việc đăng ký chuyển đổi đó, nên mốc cần theo dõi là ngày công ty hoàn tất đăng ký loại hình mới và lập sổ theo loại hình mới.
Bên nhận là nhà đầu tư nước ngoài. Trong nhiều trường hợp, nhà đầu tư nước ngoài phải làm thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp tại cơ quan đăng ký đầu tư trước khi công ty ghi sổ và đăng ký thay đổi. Thứ tự các bước khác hẳn giao dịch giữa hai người Việt Nam, nên cần hỏi người làm nghề trước khi ký.
Mua cổ phần của cổ đông sáng lập trong 3 năm đầu. Công ty chỉ được ghi sổ sau khi đại hội đồng cổ đông chấp thuận việc chuyển nhượng. Không có nghị quyết thì việc ghi sổ thiếu căn cứ.
Phần vốn đang bị cầm cố hoặc kê biên. Nếu phần vốn đang dùng để bảo đảm khoản vay hay bị cơ quan thi hành án kê biên, công ty không thể ghi sổ cho bạn một cách an toàn cho đến khi biện pháp đó được giải toả. Hỏi người bán và công ty về tình trạng này trước khi ký, đừng đợi đến lúc ghi sổ mới biết.
Nếu công ty chậm ghi sổ
Công ty chậm ghi sổ có thể vì lý do đơn giản như người phụ trách bận, hoặc vì lý do khó hơn như các thành viên khác chưa đồng ý, thủ tục chào bán chưa xong, người bán chưa giao giấy chứng nhận cũ. Bước đầu tiên là hỏi rõ lý do bằng văn bản, gửi cho người đại diện theo pháp luật, đề nghị trả lời trong một thời hạn hợp lý.
Hợp đồng chuyển nhượng nên có điều khoản người bán phải phối hợp để công ty ghi sổ trong một thời hạn, và ngày chót để bạn có quyền chấm dứt, nhận lại tiền. Nếu hợp đồng có điều khoản đó, bạn có căn cứ yêu cầu người bán làm hoặc hoàn tiền. Nếu không có, vẫn có thể dựa vào nghĩa vụ chung của bên bán theo Bộ luật Dân sự, nhưng sẽ mất công hơn.
Khi việc chậm kéo dài và có dấu hiệu công ty hoặc các thành viên khác cố tình không ghi sổ, đó đã là tranh chấp giữa bạn với người bán và công ty. Lúc này cần chuẩn bị chứng cứ, cân nhắc thương lượng, hoà giải hay khởi kiện, và nên có người làm nghề đi cùng. Việc quan trọng nhất trong giai đoạn trước đó là không trả khoản tiền lớn cho đến khi tên bạn đã ở trong sổ.
Câu hỏi thường gặp
Ký hợp đồng mua phần vốn góp xong đã là thành viên công ty chưa?
Chưa. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, bạn trở thành thành viên hoặc cổ đông kể từ thời điểm thông tin của bạn được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông. Ký hợp đồng chỉ tạo quyền và nghĩa vụ giữa bạn và người bán.
Đã trả đủ tiền nhưng chưa ghi sổ thì có được đi họp, biểu quyết không?
Về nguyên tắc là chưa, vì với công ty người bán vẫn là thành viên. Bạn có thể thoả thuận trong hợp đồng để người bán hỏi ý kiến bạn khi biểu quyết những việc lớn, nhưng đó là cam kết giữa hai bên, không ràng buộc công ty.
Giấy chứng nhận phần vốn góp có quan trọng hơn sổ đăng ký thành viên không?
Giấy chứng nhận do công ty cấp dựa trên sổ đăng ký, nên hai thứ phải khớp nhau. Mốc pháp lý để trở thành thành viên là ghi sổ. Nếu sổ và giấy chứng nhận ghi khác nhau, cần yêu cầu công ty đính chính.
Thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp chưa đổi thì có sao không?
Với công ty trách nhiệm hữu hạn, bạn đã là thành viên từ lúc ghi sổ, nhưng công ty có nghĩa vụ đăng ký thay đổi thành viên trong thời hạn luật định. Chưa cập nhật thì bên ngoài chưa biết bạn là thành viên, nên cần đôn đốc công ty nộp hồ sơ.
Mua cổ phần công ty cổ phần nhỏ thì kiểm tra tư cách cổ đông bằng gì?
Bằng sổ đăng ký cổ đông do công ty lưu giữ và cổ phiếu hoặc giấy xác nhận sở hữu cổ phần. Với công ty cổ phần chưa niêm yết, thay đổi cổ đông thông thường không hiện trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Lợi nhuận công ty chia trước khi ghi sổ thuộc về ai?
Nếu hợp đồng không nói gì, lợi nhuận về tay người có tên trong sổ ở thời điểm chia, tức người bán. Muốn khác đi, hai bên phải thoả thuận rõ trong hợp đồng, ví dụ người bán chuyển lại phần lợi nhuận phát sinh sau ngày ký.