Khi thông tin của người bán trên giấy chứng nhận khác giấy tờ tuỳ thân hiện tại, cơ quan đăng ký cần chắc chắn người ký hợp đồng chính là người được cấp sổ; khác biệt do đổi giấy tờ, như số chứng minh nhân dân cũ sang số định danh cá nhân, thường chỉ cần giấy tờ hoặc dữ liệu chứng minh, còn sai sót trong chính nội dung sổ, như tên sai, năm sinh sai, thì có thể phải đính chính trước hoặc cùng lúc với việc sang tên.
Việc này nghe có vẻ là của bên bán, nhưng người chịu ảnh hưởng là bên mua: hồ sơ bị dừng, tiền đã giao, người bán có khi đã ra nước ngoài hoặc tuổi cao đi lại khó. Bài này giúp bạn nhận diện các dạng lệch thông tin, biết dạng nào nhẹ, dạng nào nặng, cần giấy tờ gì, và nên xử lý trước hay sau khi công chứng.
Với các giao dịch chưa ký, đây cũng là một mục nên đưa vào danh sách kiểm tra từ đầu: đặt giấy chứng nhận cạnh thẻ căn cước của người bán và đọc từng dòng.
Các dạng lệch thông tin và mức độ
Không phải mọi khác biệt đều nghiêm trọng như nhau. Bảng dưới phân loại theo kinh nghiệm thực tế.
| Dạng lệch | Nguyên nhân thường gặp | Hướng xử lý chung |
|---|---|---|
| Sổ ghi số chứng minh nhân dân 9 số, nay người bán dùng căn cước | Đổi giấy tờ tuỳ thân theo quy định mới | Chứng minh hai số là của một người qua dữ liệu dân cư hoặc giấy xác nhận; nhiều nơi tự tra được |
| Địa chỉ trên sổ là địa chỉ cũ | Chuyển nơi ở, hoặc đổi tên đơn vị hành chính | Thường không ảnh hưởng việc sang tên; không bắt buộc sửa |
| Họ tên sai một dấu, một chữ | Lỗi khi lập hồ sơ cấp sổ hoặc khi in | Tuỳ nơi: có thể yêu cầu đính chính trước, có nơi chấp nhận kèm giấy tờ chứng minh |
| Năm sinh, ngày sinh khác | Kê khai lúc cấp sổ khác giấy khai sinh, hoặc lỗi nhập liệu | Thường phải đính chính hoặc có giấy tờ hộ tịch chứng minh |
| Người bán đã đổi họ tên theo thủ tục hộ tịch | Thay đổi, cải chính hộ tịch | Cần quyết định hoặc trích lục thay đổi họ tên để chứng minh |
Mức độ chấp nhận khác nhau giữa các nơi. Trước khi chuẩn bị, hãy mang bản chụp giấy chứng nhận và giấy tờ hiện tại của người bán đến hỏi nơi tiếp nhận.
Số chứng minh nhân dân cũ: ca phổ biến nhất
Phần lớn sổ được cấp trước đây ghi số chứng minh nhân dân 9 số hoặc 12 số. Nay người dân sử dụng thẻ căn cước gắn với số định danh cá nhân, nên số trên sổ không trùng số trên thẻ. Đây không phải sai sót của sổ, chỉ là giấy tờ đã thay đổi.
Khi cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được kết nối, nhiều cơ quan có thể tự tra để biết số cũ và số mới là của cùng một người. Ở nơi chưa tra được hoặc cần giấy tờ, người bán có thể đề nghị cơ quan công an xác nhận thông tin về số chứng minh nhân dân cũ, hoặc dùng các thông tin thể hiện trên tài khoản định danh điện tử theo hướng dẫn hiện hành.
Bên mua nên hỏi trước tổ chức công chứng và nơi đăng ký xem họ cần gì cho ca này, rồi nhắc người bán chuẩn bị trước buổi công chứng. Việc chuẩn bị chỉ mất một ít thời gian nếu làm sớm, nhưng có thể mất cả tháng nếu phát hiện khi người bán đã đi xa.
Sai tên, sai năm sinh: khi nào phải đính chính
Đính chính là thủ tục của người được cấp sổ. Khi phát hiện sai sót thông tin trên giấy chứng nhận, người được cấp đề nghị cơ quan đăng ký đính chính, kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng. Bên mua không tự làm được.
Có nơi cho làm cùng lúc với sang tên. Tuỳ quy định và cách tổ chức ở từng địa phương, đề nghị đính chính có thể nộp kèm hồ sơ đăng ký biến động. Hỏi trước để không phải đi hai lần.
Giấy tờ chứng minh phải là giấy tờ gốc về nhân thân. Giấy khai sinh, trích lục hộ tịch, thẻ căn cước, quyết định thay đổi họ tên. Lời xác nhận của hàng xóm không thay được giấy tờ hộ tịch.
Sai sót do cơ quan lập hồ sơ hay do kê khai. Nếu sai do người kê khai lúc cấp sổ, có thể cần giải trình thêm. Nếu sai do lỗi in ấn của cơ quan, thường đơn giản hơn.
Đừng sửa tay lên sổ. Mọi chỉnh sửa tự ý trên giấy chứng nhận đều làm giấy mất giá trị, và có thể bị coi là tẩy xoá giấy tờ.
Xử lý trước hay sau khi công chứng
Lý tưởng nhất là phát hiện và xử lý trước khi ký. Nếu đã ký rồi mới phát hiện, vẫn có cách làm gọn:
- Nếu chưa ký: đề nghị người bán làm đính chính hoặc chuẩn bị giấy tờ chứng minh trước; ghi việc này vào thoả thuận đặt cọc với thời hạn cụ thể.
- Nếu đã ký mà tổ chức công chứng đã ghi nhận đầy đủ thông tin cả cũ và mới, kèm giấy tờ chứng minh, hồ sơ đăng ký thường thuận hơn.
- Nếu đã ký mà hồ sơ đăng ký bị trả vì lệch thông tin, đề nghị người bán làm thủ tục đính chính hoặc cung cấp giấy xác nhận theo yêu cầu.
- Gom bộ giấy tờ chứng minh và nộp bổ sung cùng văn bản trả hồ sơ lần trước.
- Ghi phụ lục hợp đồng dời mốc thanh toán nếu thời gian đính chính kéo dài.
Nếu người bán ở xa, cần uỷ quyền cho người thân làm thủ tục đính chính, với phạm vi rõ ràng. Phần lập uỷ quyền từ nước ngoài được bàn ở một bài khác trong danh mục này.
Người bán cao tuổi, giấy tờ từ nhiều thời kỳ
Với người bán lớn tuổi, sổ có thể được cấp từ nhiều thập kỷ trước, thông tin dựa trên giấy tờ thời đó. Họ tên có thể ghi theo cách viết cũ, năm sinh ghi theo âm lịch hoặc chỉ ghi năm, giấy tờ tuỳ thân đã đổi qua nhiều mẫu. Lệch thông tin trong ca này rất thường gặp.
Giấy tờ hữu ích nhất thường là giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh, các thẻ căn cước, chứng minh nhân dân qua các thời kỳ nếu còn giữ, và dữ liệu trong cơ sở dữ liệu dân cư. Con cháu của người bán thường là người giúp tìm và chuẩn bị giấy tờ, nên hãy trao đổi với họ sớm.
Người bán cao tuổi đi lại khó có thể đề nghị tổ chức công chứng đến nhà để ký, nếu tổ chức công chứng nhận làm ngoài trụ sở theo quy định. Việc đính chính hoặc xin xác nhận nhân thân có thể uỷ quyền cho con cháu thực hiện.
Khi chính thông tin thửa đất cũng lệch
Ngoài thông tin người bán, thông tin thửa đất trên sổ cũng có thể khác dữ liệu hiện tại. Sau khi đo đạc lập bản đồ địa chính mới, số thửa và số tờ bản đồ có thể đổi. Sau sắp xếp đơn vị hành chính, tên xã, tỉnh trên sổ không còn khớp tên gọi hiện hành.
Thông thường, cơ quan đăng ký tự đối chiếu được số thửa cũ và mới qua hồ sơ địa chính, và tên đơn vị hành chính cũ không làm sổ mất giá trị. Khi lập hợp đồng, nên ghi cả thông tin trên sổ và thông tin theo bản đồ hiện hành nếu biết, kèm chú thích, để hồ sơ thống nhất.
Nếu không chắc, bạn nên đi cùng người bán xin thông tin thửa đất tại văn phòng đăng ký trước khi công chứng. Kết quả cung cấp thông tin cho biết số thửa, tờ bản đồ đang được quản lý, giúp tránh ghi sai ngay từ hợp đồng.
Những ca lệch thông tin đáng ngờ
Phần lớn lệch thông tin là chuyện giấy tờ cũ, không có gì đáng lo. Nhưng có một số dấu hiệu cần cẩn trọng hơn: người bán không có giấy tờ nào chứng minh mối liên hệ giữa thông tin trên sổ và giấy tờ hiện tại; người bán né tránh việc tra dữ liệu dân cư; ảnh trên giấy tờ không giống người đến giao dịch; người bán đưa ra nhiều lý do khác nhau cho cùng một sai lệch.
Mạo danh chủ nhà đất để bán là thủ đoạn từng xảy ra, và sai lệch thông tin đôi khi là kẽ hở bị lợi dụng. Gặp các dấu hiệu trên, hãy dừng giao tiền, đề nghị cùng đến cơ quan công an hoặc tổ chức công chứng để xác minh, và không chấp nhận các "giấy xác nhận" không rõ nguồn gốc.
Thẻ căn cước có gắn chip cho phép kiểm tra thông tin bằng thiết bị đọc tại tổ chức công chứng và nhiều cơ quan. Đề nghị kiểm tra theo cách này là yêu cầu hợp lý, không phải xúc phạm người bán.
Cẩn trọng không có nghĩa là nghi ngờ mọi người bán. Một người bán ngay thẳng sẽ hiểu và sẵn sàng phối hợp, vì chính họ cũng muốn giao dịch suôn sẻ.
Phần của bên mua: thông tin của chính mình
Đừng quên kiểm cả thông tin của bạn. Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân trong hợp đồng và tờ khai phải khớp tuyệt đối với thẻ căn cước. Sai một chữ trong hợp đồng có thể phải làm văn bản sửa đổi; sai trên giấy chứng nhận mới in ra thì phải đính chính, mất thêm thời gian.
Nếu bạn mua chung với vợ hoặc chồng, hoặc nhiều người cùng mua, thống nhất từ đầu ai đứng tên, ghi đúng tỷ lệ phần sở hữu nếu có, để giấy chứng nhận phản ánh đúng ý chí. Thay đổi người đứng tên sau khi đã có giấy là một giao dịch khác, phát sinh thủ tục riêng.
Khi nhận giấy chứng nhận mới, đọc lại từng dòng thông tin của mình ngay tại quầy. Phát hiện sớm, sửa sớm luôn dễ hơn để vài năm sau mới thấy.
Câu hỏi thường gặp
Sổ ghi số chứng minh nhân dân cũ thì có sang tên được không?
Được. Đây là ca rất phổ biến. Cơ quan cần biết số cũ và số mới là của cùng một người, qua tra cứu dữ liệu dân cư hoặc giấy xác nhận theo hướng dẫn hiện hành. Hỏi nơi tiếp nhận để chuẩn bị đúng.
Tên người bán trên sổ sai một dấu có phải đính chính không?
Tuỳ nơi và tuỳ mức độ. Có nơi chấp nhận kèm giấy tờ chứng minh, có nơi yêu cầu đính chính trước khi đăng ký biến động. Nên hỏi trước khi công chứng để không bị trả hồ sơ.
Bên mua có tự đề nghị đính chính thông tin của người bán trên sổ được không?
Không. Đính chính giấy chứng nhận do người được cấp sổ đề nghị, hoặc người được họ uỷ quyền. Bên mua chỉ có thể nhắc, hỗ trợ chuẩn bị và theo dõi.
Địa chỉ trên sổ là địa chỉ cũ có sao không?
Thường không ảnh hưởng việc sang tên. Địa chỉ thường trú của người được cấp sổ thay đổi theo thời gian là bình thường. Riêng địa chỉ thửa đất ghi theo đơn vị hành chính cũ thì được cập nhật khi có biến động.
Thông tin lệch có phải dấu hiệu lừa đảo không?
Phần lớn không phải, chỉ là giấy tờ cũ hoặc lỗi nhập liệu. Nhưng nếu người bán không chứng minh được mối liên hệ, né tránh xác minh hoặc ảnh không khớp, hãy dừng giao tiền và cùng đến cơ quan có thẩm quyền xác minh.